规章制度

中山大学南方学院财务报销管理办法(2017年10月修订版)

作者: 来源: 发布日期:2017-11-09 19:10:29.0

   第一章  总则

    第一条  为进一步加强学校财务管理,明确资金管理责任,规范学校经济活动和财务报销行为,提高资金使用效益,根据《高等学校财务制度》、《广东省民办高校财务管理暂行管理办法》、《中山大学南方学院财务管理制度》等有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。

    第二条  本办法所规定的财务报销包括预算内运营经费报销和预算外经费报销,不含设备采购及基建工程类的请款。其中,预算内运营经费报销业务分为个人报销业务、对公业务、工资及劳务报酬业务、借款业务;预算外经费报销业务包括各创收项目经费、横向课题经费、纵向课题经费、各类政府拨款、学生活动赞助经费等业务报销。

    第三条  学校内各教学单位,各室、部、中心、馆(以下简称各单位)的财务报销应遵照本办法执行。

    第四条  学校各项经费按照各单位权责范围进行归口管理,各项经费的列支应符合预算列支口径。

第二章  财务报销审批原则和权限

    第五条  学校财务报销审批实行责、权、利相结合和“谁主管、谁审批、谁负责”的原则,审批人对职权范围内经济活动的真实性、合法性负监管责任。

    第六条  学校层面各项经费的审批人为校长、学校党委书记或相应分管校领导;各单位经费审批人为该单位负责人;原则上,项目经费的审批人为在财务部完成立项建账时所登记的项目负责人。

    第七条  各单位人员如报销学校层面经费或非本单位主管经费,应先由本单位审批人签字后,再由经费审批人签批。

    第八条  校长及校党委书记报销经费,互批互审;校领导报销经费,由校长签批;各单位经费审批人报销经费,须由分管校领导签批。

    第九条  学校各项经费开支严格执行“一支笔”的审批制度,所有审批必须是审批人亲笔签名,不能代签,也不能以印章代替签名。审批人因特殊情况必须授权他人行使经费使用审批权的,应提交《中山大学南方学院费用支出审批权限授权书》(附件1),报财务部备案。

第三章  个人报销业务

    第十条  个人报销是指学校教职工在公务中涉及到的非对公业务,报销款项将直接汇入经办人的工资卡内。个人报销业务流程如下:

                                                                            

    第十一条  教职工办理个人报销业务须在财务系统正确填制网报单,网报单提交成功后,经办人打印网报确认单并签字,再按规定完成后续的报销审批流程。

    第十二条  经办人须在网报确认单后附上相关佐证材料,佐证材料包括但不限于对应业务的请示、购买物资电子清单或供货方提供的发货单、公务接待审批单、工程验收单、特别事项说明等。佐证材料须遵循以下规定:

    (一)报销项目为学校层面交通费的,如包含油费发票、路桥费发票的,原则上须附私车公用申请单,由校园管理部负责人签批;

    (二)报销项目为学校层面公务费的,原则上须附公务接待单,由校长或书记签批;公务接待标准按《中山大学南方学院公务接待管理办法》有关规定执行;

    (三)报销项目为教育经费的,佐证材料包括但不限于培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单等,具体要求按《中山大学南方学院教育经费管理办法》有关规定执行;

    (四)报销内容为差旅费的,包括但不限于出差申请表、旅行社行程确认单等,报销标准按《中山大学南方学院公务出差管理办法》有关规定执行。

    第十三条  网报确认单经由经费审批人签批后,须在影像系统扫描上传,上传材料应当与网报确认单及其原始附件内容一致。

    第十四条  预算内教学研究费报销应遵循以下规定:

    (一)预算内教学研究费须立项后方可办理报销业务。下拨到各教学单位的教学研究费由各教学单位负责管理并组织教研课题立项;校级教学研究费由教务与科研部统一管理并组织教研课题立项。教研课题完成立项后,立项单位(经办人)须将由其主管单位负责人签字并加盖单位公章的课题立项书(或其他有效立项资料)报财务部备案;

    (二)下拨到各教学单位的教学研究费开支经由项目负责人签字审批后,再报主管单位负责人签字批方可报销。原则上,校级教学研究费开支遵循项目负责制,由项目负责人签字审批,具体要求另行规定。

    第十五条  高层次人才科研启动费报销应遵循以下规定:

    (一)高层次人才科研启动费须立项后方可办理报销业务,立项按照《中山大学南方学院科研启动费管理暂行办法》相关规定执行。完成立项后,由人力资源部将相关立项审批结果统一报财务部备案;

    (二)科研启动费须专款专用,与科研工作无关的支出不允许在高层次人才科研启动费列支,如购买手机、生活日用品等;

    (三)科研启动费开支经由项目负责人签字审批后,再报其所在单位负责人签字审批方可报销。

  第四章  对公业务

    第十六条  对公业务是指以学校名义与对方单位发生经济业务和往来,相关款项由学校通过银行开立账户以汇款方式汇入对方单位的银行账户或以开具支票形式完成支付(支票有效期为十天,含节假日)。对公业务流程如下:

    第十七条  学校教职工申请办理对公业务的网报单填制、影像扫描参照个人报销业务的相关要求,但须在填制网报单时选择“对公转账”付款方式,且准确输入与发票、合同记载一致的收款单位名称、开户行、账号等信息。

    第十八条  属于按合同条款办理对公付款的,应先在学校PM系统录入合同信息,完成相关合同审批流程后,在线上报销时选择PM合同请款业务模板办理。

    第十九条  经办人须在网报确认单后附上相关佐证材料,佐证材料包括但不限于对应业务的请示、该业务对应的合同、三家比价单、购买物资电子清单或供货方提供的发货单、工程验收单、特别事项说明、发票查验结果等。

第五章  工资、劳务报酬业务

    第二十条  工资、劳务报酬是指个人为学校提供各类服务而取得的报酬,如教学、行政后勤服务、讲座、提供咨询、监考服务等。工资、劳务报酬按规定直接汇入提供服务的个人银行账户,如因特殊情况需支付给经办人的,请附《中山大学南方学院财务报销情况说明》(附件2)予以说明。工资、劳务报酬业务流程如下:

    第二十一条  提交工资、劳务清单应遵循以下时限规定:

    (一)每月1日前,各单位提交工资型委托清单至人力资源部,人力资源部对工资型清单进行合并后,于该月5日前提交财务部核发;

    (二)各单位每月新增的劳务型委托清单应及时在系统提交委托,所有已在系统提交委托的清单须在当月25日下班前提交纸质资料到财务部申请核发,未按时提交的,一律退回委托,申请单位在次月重新提交;

    (三)财务部在26日至每月最后一日核发劳务型清单,对不符合规定要求的清单,一律退回。

    第二十二条  劳务报酬计税月份请选择制单月份的下一个月。学校专职教职工当月发放的劳务报酬和其当月工资合并按照工资薪金计征个人所得税,兼职教职工当月发放的所有劳务报酬合并按照劳务计征个人所得税。

    第二十三条  各单位提交劳务型清单须提交相关佐证材料,包括但不限于:由经费审批人签批的纸质版劳务型清单、校外劳务发放对象的身份证及银行卡复印件、公选课申报表等劳务报酬发放辅证材料。相关佐证材料须与经由经费审批人签批后的网报确认单一并在影像系统扫描上传,上传材料应当与网报确认单及其原始附件内容一致。

    第二十四条  劳务报酬具体标准按《中山大学南方学院劳务报酬开支管理办法》有关规定执行。

第六章  借款业务

    第二十五条  借款人必须是我校在编人员,可根据具体业务情况办理对私借款或对公借款,借款时必须手续齐备。借款业务流程如下:

    第二十六条  对私借款的相关款项默认汇入借款人工资卡账户,如因特殊情况需要借用现金,须在办理借款手续时备注支取现金;对公借款的相关款项默认汇入对方单位账户。

    第二十七条  借款人办理借款手续须按规定提交借款相应凭据,包括但不限于OA呈批公文、会议通知、活动计划书等。

    第二十八条  借款应专款专用,款项借出后,借款人应及时还款或在冲账限期内凭合法票据办理冲账手续,借款人须遵循以下时限要求:

    (一)对私借款须在款项支付后1个月内完成冲账,对未能冲账部分款项须由借款人退回余款;如借款后相应业务活动因故推后,且无法确定近期(10个工作日)开展具体业务的,应及时返还借款;

    (二)对公借款原则上应在相应公务活动结束后1个月内完成冲账,但所列支款项属预算内运营经费的,须在款项支付后1个月内完成冲账。

    第二十九条  借款人如因特殊情况无法在限期内完成冲账,须按规定向财务部提交经由单位负责人确认并加盖本单位公章的《中山大学南方学院财务报销情况说明》(附件2),说明书应明确暂付款冲销计划及承诺报账期限,经财务总监、业务分管校领导审批后,视具体情况延长冲账期限。

    第三十条  借款人未在限期(含获批的延长冲账期)内完成冲账手续的,原则上停止报销该项借款所属项目的经费,待其完成冲账手续后方可恢复办理该经费项目报销业务。

    第三十一条  借款人离职前仍有公务借款未清偿,经其所属单位负责人同意,可将公务借款冲账责任交接给所属单位其他同事,相关人员须填写《中山大学南方学院暂付款清还责任交接申请表》(附件3),提交财务部备案,同时及时办理相关文件、资料的移交手续。

第七章  预算外经费报销

    第三十二条  预算外经费报销业务涵盖各单位创收项目、横向课题、纵向课题、各类政府拨款、学生活动赞助经费等报销业务,其中,创收项目是指各单位举办的对外培训、对外合作、大型比赛、公开讲座等针对校内外群体提供非学历教育服务取得收入的项目。

    第三十三条  预算外经费款项到达学校指定账户后,财务部及时通知相关单位到款信息,相关单位经办人应在收到通知后7个工作日内及时办理立项建账手续。

    第三十四条  相关单位经办人办理项目立项建账手续应填写一式两联《项目立项建账申请表》(附件4),一联提交财务部,一联留存经费主管部门。同时,相关单位经办人应提交项目合同(协议)、课题立项书等复印件及其他有效立项资料到财务部备案。

    第三十五条  相关单位经办人完成项目立项建账手续后,财务部为各项目分配项目编号,相关单位经办人凭项目编号按规定办理相应报销业务。未按规定完成项目立项建账手续的,原则上不予办理报销业务。

    第三十六条  创收项目由相关主管单位按照归口原则负责管理,经费开支由项目负责人签字审批后,再报项目主管单位负责人签批方可报销。

    第三十七条 原则上,横向课题、纵向课题经费开支遵循项目负责制,由课题负责人签字审批,具体要求另行规定。

    第三十八条  政府直接拨付给学校的教育经费及其他经费,由相关主管单位到财务部立项建账并对经费统一管理;学生活动赞助经费由相关主管单位到财务部立项建账并对经费统一管理。经费开支经由项目负责人签字审批后,再报经费管理单位负责人签批后方可报销。

    第三十九条  预算外经费项目立项后单独核算,在依照国家税务政策申报缴纳增值税及其附加等税费(按国家规定免税的除外)后,按学校财务报销管理办法据实列支。

    第四十条  使用横向课题经费购买设备金额达到固定资产确认条件(单项金额超过1 000元)的,须报校园管理部办理固定资产代管备案后方可办理财务报销手续。使用其他预算外经费(横向课题除外)购买设备金额达到学校固定资产确认条件(单项金额超过1 000元)的,须报校园管理部办理固定资产登记后方可办理财务报销手续。

第八章  报销发票要求

    第四十一条  办理报销业务必须取得合格的原始凭证,原始票据必须真实、合法且填写完整,即来源合法、内容真实、完整、合规。对于不合规的报销票据,财务部不予受理。报销票据具体应遵循以下规定:

    (一)发票或行政事业单位收据抬头须为“中山大学南方学院”(其他抬头不能报销),且须加盖“发票专用章”。自2017年7月1日起取得的增值税普通发票,应在“购买方纳税识别号”栏填写学校社会统一信用代码,不符合规定的发票,不得作为报销凭据;

    (二)发票内容不允许出现“礼品”字样,发票开据单位名称不允许出现“桑拿”、“足浴”、“休闲城”等相似娱乐字样;

    (三)使用“预付油卡”等非实际已消费性质的发票报销,原则上,须凭该发票连同消费清单明细一起作为报销凭据;

    (四)使用“粤通卡”发票报销路桥费的,原则上,须凭该发票连同粤通卡行程单一起作为报销凭据,否则不予报销;

    (五)使用“网约车(如滴滴打车)”发票报销的,原则上,须凭该发票连同网约车行程单一起作为报销凭据,否则不予报销。

    (六)购物发票上应列明购物明细,如未列明购物明细(如仅填写“办公用品”、“文具”、“耗材”、“用品”、“图书”等),且金额超过500元(含)的,须附销售单位出具的有效销售清单。原则上不接收单位自制的“验收单”;

    (七)教职工报销归属薪资构成中的交通、通讯补贴,交通发票限于广州市内交通发票,包括油费、市内路桥费和交通费(如的士票、地铁票、公交车票或中旅车票等),不可以用机票、火车票、长途汽车票、预付油卡等票据;通讯发票限于广东省内手机充值费用的发票,含机打发票和定额发票,不可以用家庭固话费用票据。交通补贴和通讯补贴的发票开具时间为报销对应的学年。

    第四十二条  发票金额超过100元(含)的,经办人须在发票背面签名(不可盖签章);发票金额超过1000元(含)的,经费负责人和经办人须在发票背面签名(不可盖签章)。电子发票无论金额大小均须经办人、经费负责人在发票背面签名(不可盖签章)。单张发票金额超过5000元(含)的,报销时须附有效的发票书面真伪查验结果。

    第四十三条  经办人在业务结束或取得发票后应及时办理财务报销手续,本学年发生业务所取得的发票原则上应在本学年办理财务报销。

    (一)差旅费、教育经费的报销时限,应遵循发票的开具日期与业务发生日期一致,若因工作需自驾车出差、参加培训等,报销的加油费发票开票时间原则上应当在业务发生日起一个月内;

    (二)教研、科研课题的报销时限,应遵循发票的开具日期在项目研究周期内,且当年取得的发票最迟须在次年完成报销,逾期原则上不予办理报销业务;

    (三)对取得增值税专用发票的,在符合上述报销期限的同时,须遵循增值税专用发票的抵扣认证时间要求: 自2017年7月1日起取得的增值税专用发票,应在发票开具日起300天内将发票的发票联、抵扣联提交财务部报账、认证,逾期财务部不予办理;

    (四)如发生增值税专用发票丢失,财务对接人应在发票丢失后1周内,将丢失专用发票详细信息报财务部备案,并应联系收款方,及时取得对方提供的增值税专用发票记账联复印件及对方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》后提交财务部备案。

    第四十四条  报销票据粘贴及扫描应遵循以下规定:

    (一)发票应按报销内容(如交通费、办公费等)分类贴于粘贴单上,粘贴单上事由、发票张数、金额必须填写完整。粘贴单上领导审批签名处可空白,但经办人签名处须签名(不可盖签章);

    (二)取得的增值税专用发票含两个联次,分别是抵扣联和发票联。粘贴时注意仅须将增值税专用发票的发票联粘贴在“小票粘贴单”上,专用发票的抵扣联应另行提交财务部;

    (三)发票必须分类后按金额大小顺序在粘贴单粘贴线范围内由上往下、左往右平铺同向粘贴,且发票抬头、日期、金额、发票专用章不可被遮挡。一张发票不能直接粘贴在另一张发票上;

    (四)电子发票须按发票版式打印,保证发票要素齐全。建议采用A4纸张打印,或将同一事项的多张发票打印后整齐裁剪粘贴于同一张A4纸上,但须保证发票要素齐全且清晰可见,且发票背后签字清晰可见;

    (五)单据扫描时,进纸方向为粘贴单的上方,须保证扫描方向上粘贴牢固,并确保发票背后签字清晰可见。扫描时,须严格按照网报确认单填报内容的顺序扫描发票粘贴单;

    (六)财务对接人应检查报销单据、发票是否符合财务报销管理办法规定,如金额是否正确、发生的业务与发票的内容是否一致,粘贴方法是否正确、网报确认单上的内容是否填写正确和完整等。

    第四十五条  经办人须对其报销发票的真实性、合法性负直接责任。对弄虚作假、违法违规的发票,财务部不予受理,并按规定对虚假发票予以扣留、登记、备案。

    第四十六条  财务部将建立经办人诚信档案,凡涉及开具虚假发票办理报销业务的,财务部将不再受理该经办人的财务报销业务。涉及利用虚假发票套取学校资金的,依法依规追究相关当事人责任,触犯国家相关法律的,依法移送司法机关处理。

第九章  附则

    第四十七条  由于财务部每月底须结账出报表,每月25日之后不受理接单,各财务对接人应自行协调好交单时间。

    第四十八条  上学年计提费用须在第二学年9月30日前完成报销。对于财务审核后退回的问题单据,原则上须在10个工作日内完成修改,且最迟不得超过10月31日,逾期不予处理。

    第四十九条  对于需要特殊说明的财务报销事项,经办人应填写《中山大学南方学院财务报销情况说明书》(附件2),由经费审批人签字,由所在单位盖公章后提交财务部。

    第五十条  本办法由财务部、教务与科研部、人力资源部及校园管理工作部等相关部门在各自权责范围内负责解释。

    第五十一条  本办法自颁布之日起施行,原财务部发布相关规定与本办法相抵触的,按本办法执行。

 

    附件:

    1.《费用支出审批权限授权书》

    2.《中山大学南方学院财务报销情况说明书》

    3.《中山大学南方学院暂付款清还责任交接申请表》

    4. 《项目立项建账申请表》

 

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